Evalutatie tool
Ik wil aan de hand van tussentijdse evaluaties mijn project en de aanpak evalueren, zodat verbeteringen kunnen worden doorgevoerd
Menu
In dit cluster richten we de schijnwerper op de ‘harde’ kanten van de samenwerking. Elk project heeft te maken met vaste elementen, zoals planning, budget, verdeling van rollen en verantwoordelijkheden, en wet- en regelgeving waaraan voldaan moet worden om een smartcitytoepassing te kunnen implementeren of op te schalen. Deze elementen vormen samen de structuur van het project.
Partijen die investeren in het project willen weten of de baten die zij uit het project krijgen in evenwicht zullen zijn met de kosten. Door het (gezamenlijk) opstellen van een businessmodel kunnen partijen daar achter komen. In het onderstaande gaan we in op de vraag of partijen in de smartcitypraktijk daadwerkelijk een businessmodel opstellen, en hoe dit er dan uitziet (of uit zou moeten zien).
Begin in de startfase met nadenken over een businessmodel.
Kijk vooruit naar de beheerfase en de kosten die dan gemaakt moeten worden voor instandhouding van het smartcityproject.
Breng globaal de kosten en opbrengsten in kaart wanneer de toepassing helemaal uitgerold is over de gemeente.
Neem ook maatschappelijke waarde mee in het businessmodel.
Om met een smartcitytoepassing te experimenteren en deze vervolgens uit te rollen, hebben gemeenten meestal externe partijen nodig die via een aanbestedingsproces geworven worden. Probleem bij smartcitytoepassingen is dat het vaak ondoenlijk is om de toepassing vooraf exact te specificeren. Een gemeente kan wel omschrijven wat de toepassing moet kunnen en welk probleem deze moet oplossen, maar niet hoe deze er precies uit moet zien. Daar is specifieke kennis voor nodig, die je meestal niet zelf in huis hebt. En het is ook de vraag of gemeenten dat moeten willen, want je loopt met je kennis al gauw achter op de ontwikkelingen in de markt. Wanneer een gemeente haar uitvraag heel specifiek opstelt, vraagt zij misschien naar technologie die op het moment van de aanbesteding alweer achterhaald is.
Kies voor een aanbestedingsaanpak waarin een dialoog met de markt is opgenomen.
Waak voor ‘overspecificatie’ voordat je met de markt in gesprek gaat. Profiteer van de kennis van de markt bij het uitwerken van specificaties.
Ga in de opschalings- en beheerfase na of taken en verantwoordelijkheden wellicht beter herverdeeld kunnen worden binnen je team. Er moet iemand binnen het team zijn die verantwoordelijkheid kan nemen voor de ‘planning & control’ kant van het project.
Binnen dit thema richten we ons op rollen en verantwoordelijkheden. Bij smartcityprojecten werken overheden, bedrijven, kennisinstellingen en inwoners samen. Deze partijen moeten een samenhangend pakket van formele en/of informele rollen en verantwoordelijkheden verdelen. Wanneer kies je voor een losse verdeling van rollen en verantwoordelijkheden? En hoe leg je rollen en verantwoordelijkheden vast, als daar behoefte aan ontstaat?
Pas de projectstructuur (= verdeling van rollen en verantwoordelijkheden) zo nodig aan wanneer het project in een volgende fase komt.
Houd de projectstructuur zo slank mogelijk
Smartcitytoepassingen hebben te maken met een variëteit aan wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld bij smartcityprojecten aan privacyaspecten en het intellectueel eigendom. Welke wet- en regelgeving is mogelijk van toepassing op het smartcityproject?
Zorg dat er vroegtijdig aandacht is voor wet- en regelgeving.
Heb met name aandacht voor privacy en het intellectueel eigendom.
Ik wil aan de hand van tussentijdse evaluaties mijn project en de aanpak evalueren, zodat verbeteringen kunnen worden doorgevoerd
Ik wil op een snelle manier een berekening maken van hoe de maatschappelijke waarden opwegen tegen de kosten binnen mijn project
ik wil een overzicht maken van de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen binnen mijn project
Ik wil een eenvoudig overzicht van mogelijke wet- en regelgeving die relevant kan zijn voor een smartcityproject.
Ik wil ter aanvulling op de VEORI-matrix, een overzicht maken van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van mijn eigen team binnen het project