Inspiratiedocument wet- en regelgeving in de smart city
Ik wil een eenvoudig overzicht van mogelijke wet- en regelgeving die relevant kan zijn voor een smartcityproject.
Smartcitytools Home » Samenwerkingsstructuur » aanbesteding » Aanbestedingswijzer
Met de Aanbestedingswijzer achterhaal je hoe je de aanbesteding binnen een smartcityproject het best kan inregelen.
Onderwerp:
Duur:
Inzetbaarheid:
Gebruik:
Stadium:
aanbesteding
+/- 3 uur
online
individueel
startfaseontwikkelfase
opschalings/beheerfase
Om met een smartcitytoepassing te experimenteren en deze vervolgens uit te rollen over de hele gemeente heb je externe partijen nodig. Je moet dus een uitvraag formuleren en een aanpak voor de aanbesteding kiezen. Probleem bij smartcitytoepassingen is dat het ondoenlijk is om de toepassing exact te specificeren. Het is geen standaard toepassing, zoals een bureaustoel of een koffiebeker. Je kunt wel omschrijven wat de toepassing moet kunnen en welk probleem het moet oplossen, maar niet hoe deze er precies uit ziet. Daar heb je de specifieke kennis meestal niet voor. En het is ook de vraag of je dat moet willen, want je loopt met je kennis al gauw achter op de ontwikkelingen in de markt. Wanneer je je uitvraag heel specifiek opstelt, vraag je misschien naar technologie die op het moment van de aanbesteding alweer achterhaald is.
Hoe je dit oplost? Onder meer door te kiezen voor een aanpak die uitgaat van een dialoog met een of meer marktpartijen. De ‘Aanbestedingswijzer’ dient om een aanpak te kiezen voor de aanbesteding die bij jouw project en situatie past. Je vindt de Aanbestedingswijzer door iets naar beneden te scrollen onder het blok met voordelen.
Je krijgt snel inzicht in de aanpak die voor jouw project geschikt is en krijgt daarbij handige tips die de slaagkans van de aanbesteding vergroten
Je krijgt informatie over het contract dat bij de aanbesteding hoort en je krijgt tips om een contract op te stellen dat juridisch houvast biedt
Je bent ervan verzekerd dat je conform de Aanbestedingswet 2012 handelt
Vul de onderstaande vragen in met 'ja' of 'nee' en kom zo achter de best passende aanbestedingsaanpak voor jouw project. Nadat je op een type aanbesteding bent uitgekomen die het passendst is krijg je meer informatie over de desbetreffende vorm door op de link te klikken.
In onderstaande beschrijving gaan we ervan uit dat je alles in teamverband wilt doen, dus ook het opstellen van de aanbestedingsdocumenten.
Wanneer je ervoor kiest om dit uit te besteden aan een bureau, of er is een medewerker mee belast die het in zijn eentje af kan, dan kun je wachten met het opstellen van een team tot de aanbiedingen binnen komen. In dat geval is het aanbestedingsteam meer een beoordelingsteam.
Hier volgen enkele tips voor de samenstelling van je aanbestedingsteam / beoordelingsteam:
Eerste vraag die hierbij opdoemt: ga ik aparte documenten maken voor de technische respectievelijk de procedurele documenten?
Wanneer er verschillende mensen aan de aanbestedingsdocumenten gaan werken, of is een deel van het werk (bijvoorbeeld het opstellen van de technische omschrijving) is uitbesteed aan een derde partij, dan is het handig om de aanbestedingsdocumenten te splitsen in een hoofddocument met de procedure enerzijds en een aantal bijlagen met de technische vereisten (Programma van Eisen) anderzijds.
Is de techniek niet ingewikkeld, of zijn er nog weinig technische eisen bekend? Dan kun je uitgaan van een integraal document.
In stap 3.2 is uitgegaan van gesplitste documenten.
Het document dat de aanbestedingsprocedure omschrijft, inclusief de planning en de spelregels, heet ‘inschrijvingsleidraad’. Dit document kent bijvoorbeeld de volgende opbouw:
Het belangrijkste technische document is het Programma van Eisen (PvE).
In het PvE omschrijf je in eerste instantie alle technische eisen die je aan het systeem (en de onderdelen ervan) wilt stellen. Daarnaast omschrijf je, als dat van toepassing is, de eisen aan taken van medewerkers (proceseisen). Dit is bijvoorbeeld van toepassing als de aanbieder na de oplevering van de installatie ook het beheer en onderhoud een tijd mag doen.
Om het de aanbieders mogelijk te maken een goede aanbieding te doen is het handig om de eisen zo veel mogelijk te structureren. Daarvoor kan het hierna volgende voorbeeld behulpzaam zijn. In dit voorbeeld betreft het de aanbesteding van een slim camerasysteem op een rangeerterrein, waarin een waaier aan technische aspecten een rol speelt. Wanneer jouw toepassing technisch minder complex is, zul je wellicht voor een andere indeling kiezen, of zullen niet alle typen eisen terug hoeven komen. Dit voorbeeld bevat overigens geen proceseisen (de aanbieder werd namelijk niet gevraagd om na oplevering ook het beheer en onderhoud een tijd te doen).
1 Systeemeisen: Deze eisen geven de eigenschappen waarbinnen het Systeem dient te functioneren gedurende de Gebruiksduur. Deze eisen zeggen wat het systeem moet doen en kunnen. Een voorbeeld: Het systeem dient op de betrokken wegvakken automatisch alle gepasseerde voetgangers en fietsers te detecteren en registreren, en kan daarbij onderscheid maken naar type verkeersdeelnemer en naar passeerrichting.
2 Object- / Detaileisen: dit zijn eisen die gesteld worden m.b.t. voorgeschreven objecten/details. Doorgaans is dit het grootste hoofdstuk in het eisenpakket. Daarom is er binnen deze categorie ook weer een onderverdeling gemaakt:
3 Aspecteisen: deze eisen geven per aspect (gebruiksduur, betrouwbaarheid, onderhoudbaarheid en omgevingscondities) aan waar het systeem als geheel aan moet voldoen. Een voorbeeld: Het systeem moet 3650 dagen (10 jaar) ononderbroken functioneren met een maximaal aantal van 10 interrupties elk van ten hoogste 1 dag.
4 Systeemgebruiksdocumentatie eisen: dit zijn eisen aan de documentatie die de leverancier meelevert bij de installatie van het systeem.
5 Raakvlakeisen: dit zijn eisen die waarborgen dat het systeem of onderdelen daarvan de werking van andere systemen niet verstoren. Een elektrisch systeem kan bijvoorbeeld een magnetisch veld veroorzaken dat op andere systemen storing geeft. Raakvlakeisen worden onderscheiden in Externe en Interne raakvlakken. Externe raakvlakeisen zijn eisen aan de raakvlakken op de buitengrenzen van het systeem; Interne raakvlakeisen zijn eisen aan de onderlinge raakvlakken binnen de grenzen van het systeem.
Contract: een aanbestedingsprocedure mondt altijd uit in een contract.
In zijn meest simpele vorm is dit een opdrachtbrief die verwijst naar de offerte. Maar in veel gevallen zal er een meer uitgebreid contract nodig zijn. Deze contracten bestaan bijvoorbeeld uit het PvE (de uitvraag) met de ontwerptekeningen, het bestek en de aanbieding. Er ontstaat dan een ‘contractdossier’, waarin ook de wijze van samenwerking en andere afspraken tussen partijen wordt vastgelegd.
Voorbeelddocumenten: om referentie te hebben naar documenten die al eerder door anderen zijn opgesteld en gepubliceerd op het digitale aanbestedingsplatform van de overheid (tenderned) kun je gebruik maken van de volgende links:
Gemeente Hilversum: aanbesteding van een Smart City Platform m.b.v. concurrentiegerichte dialoog
Prorail: marktconsultatie voor een camerasysteem op een rangeerterrein in haven van Rotterdam
Een belangrijk document dat op Europees niveau het juridische kader geeft voor het opzetten en uitvoeren van aanbestedingen, is de ‘Richtlijn tot het plaatsen van overheidsopdrachten’ van 2014.
Neem contact op en we komen zo snel mogelijk bij je terug.
Ik wil een eenvoudig overzicht van mogelijke wet- en regelgeving die relevant kan zijn voor een smartcityproject.
Ik wil op een snelle manier een berekening maken van hoe de maatschappelijke waarden opwegen tegen de kosten binnen mijn project
Ik wil ter aanvulling op de VEORI-matrix, een overzicht maken van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van mijn eigen team binnen het project