Aanbestedingswijzer

Onderwerp:

Duur:

Inzetbaarheid:

Gebruik:

Stadium:

aanbesteding

+/- 3 uur

online

individueel

startfase
ontwikkelfase
uitvoerings/beheerfase

aanbesteding
LinkedIn
WhatsApp
Email

Om met een smartcitytoepassing te experimenteren en deze vervolgens uit te rollen over de hele gemeente heb je externe partijen nodig. Je moet dus een uitvraag formuleren en een aanpak voor de aanbesteding kiezen. Probleem bij smartcitytoepassingen is dat het ondoenlijk is om de toepassing exact te specificeren. Het is geen standaard toepassing, zoals een bureaustoel of een koffiebeker. Je kunt wel omschrijven wat de toepassing moet kunnen en welk probleem het moet oplossen, maar niet hoe deze er precies uit ziet. Daar heb je de specifieke kennis meestal niet voor. En het is ook de vraag of je dat moet willen, want je loopt met je kennis al gauw achter op de ontwikkelingen in de markt. Wanneer je je uitvraag heel specifiek opstelt, vraag je misschien naar technologie die op het moment van de aanbesteding alweer achterhaald is.

Hoe je dit oplost? Onder meer door te kiezen voor een aanpak die uitgaat van een dialoog met een of meer marktpartijen. De ‘Aanbestedingswijzer dient om een aanpak te kiezen voor de aanbesteding die bij jouw project en situatie past. Je vindt de Aanbestedingswijzer door iets naar beneden te scrollen onder het blok met voordelen. 

De voordelen van deze tool

Inzichten voor jouw project

Je krijgt snel inzicht in de aanpak die voor jouw project geschikt is en krijgt daarbij handige tips die de slaagkans van de aanbesteding vergroten

Kies het juiste contract

Je krijgt informatie over het contract dat bij de aanbesteding hoort en je krijgt tips om een contract op te stellen dat juridisch houvast biedt

Juridische zekerheid

Je bent ervan verzekerd dat je conform de Aanbestedingswet 2012 handelt

De aanbestedingswijzer

Vul de onderstaande vragen in met 'ja' of 'nee' en kom zo achter de best passende aanbestedingsaanpak voor jouw project. Nadat je op een type aanbesteding bent uitgekomen die het passendst is krijg je meer informatie over de desbetreffende vorm door op de link te klikken.


In onderstaande beschrijving gaan we ervan uit dat je alles in teamverband wilt doen, dus ook het opstellen van de aanbestedingsdocumenten.  

Wanneer je ervoor kiest om dit uit te besteden aan een bureau, of er is een medewerker mee belast die het in zijn eentje af kan, dan kun je wachten met het opstellen van een team tot de aanbiedingen binnen komen. In dat geval is het aanbestedingsteam meer een beoordelingsteam. 

Hier volgen enkele tips voor de samenstelling van je aanbestedingsteam / beoordelingsteam: 

  1. Ga uit van een oneven aantal leden, zodat je bij een stemming consensus kunt bereiken. Je kunt afspreken dat de voorzitter niet mee stemt. Als je dat inderdaad met elkaar afspreekt, bestaat het team wel een even aantal leden.  
  2. Let op evenwichtige gezagsverhouding binnen het team – denk goed na of je leidinggevende(n) in je team wilt hebben 
  3. Zorg voor een brede vertegenwoordiging: nodig ook de collega’s van de vak afdelingen uit die straks met de toepassing zullen gaan werken 
  4. Nodig een expert van buiten uit (bijvoorbeeld van een inkoopadviesbureau) die met een frisse blik naar het proces en de betrokken mensen kijkt, en die gepokt en gemazeld is in inkoopprocessen 
  5. Benoem zo concreet mogelijk ieders rol, beleg minimaal de rol van voorzitter en secretaris/penvoerder 
  6. Selecteer bij het uitnodigen van collega’s ook op ervaring: zorg dat er mensen in je team zitten die eerder aanbestedingen hebben gedaan en die de essenties van de Aanbestedingswet 2012 kennen. 

Eerste vraag die hierbij opdoemt: ga ik aparte documenten maken voor de technische respectievelijk de procedurele documenten? 

Wanneer er verschillende mensen aan de aanbestedingsdocumenten gaan werken, of is een deel van het werk (bijvoorbeeld het opstellen van de technische omschrijving) is uitbesteed aan een derde partij, dan is het handig om de aanbestedingsdocumenten te splitsen in een hoofddocument met de procedure enerzijds en een aantal bijlagen met de technische vereisten (Programma van Eisen) anderzijds.  

Is de techniek niet ingewikkeld, of zijn er nog weinig technische eisen bekend? Dan kun je uitgaan van een integraal document. 

In stap 3.2 is uitgegaan van gesplitste documenten. 

Het document dat de aanbestedingsprocedure omschrijft, inclusief de planning en de spelregels, heet ‘inschrijvingsleidraad’. Dit document kent bijvoorbeeld de volgende opbouw: 

  1. Inleiding: aanleiding van het project, maatschappelijke en ruimtelijke context, probleemomschrijving, ambities, doelstellingen, beoogde doelgroepen 
  2. Omschrijving van het project, met voorbeelden van de werking van de beoogde toepassingen in verschillende situaties en voor verschillende doelgroepen en met geografische aanduiding van de projectlocatie(s). 
  3. Omschrijving van het gekozen type aanbesteding (bijvoorbeeld met of zonder dialoog) en type contract (bijvoorbeeld Samenwerkingsovereenkomst gevolgd door Design, Build & Maintaincontract), met een omschrijving van de projectrisico’s en de beoogde verdeling daarvan tussen opdrachtgever en opdrachtnemer 
  4. Omschrijving procedure (bijvoorbeeld indeling in selectiefase, dialoogfase, inschrijvingsfase, gunningsfase) en spelregels (bijvoorbeeld voor de dialoogfase) 
  5. Omschrijving van de eisen die aan inschrijvende partijen worden gesteld (bijvoorbeeld geschiktheidseisen, aantoonbare eerdere ervaring, liquiditeit en solvabiliteit) 
  6. Omschrijving van de eisen aan de in te zenden documenten (inhoud, omvang, opmaak, bestandstype) 
  7. Omschrijving uitsluitingsgronden (voortkomend uit voorgaande twee hoofdstukken) 
  8. Werkwijze bij de beoordeling van de inzendingen: omschrijving van criteria (prijs kwaliteit) en het scoringssysteem t.b.v. de onderlinge weging van criteria 
  9. Planning van de procedure 
  10. Contact- en aanmeldgegevens 

Het belangrijkste technische document is het Programma van Eisen (PvE). 

In het PvE omschrijf je in eerste instantie alle technische eisen die je aan het systeem (en de onderdelen ervan) wilt stellen. Daarnaast omschrijf je, als dat van toepassing is, de eisen aan taken van medewerkers (proceseisen). Dit is bijvoorbeeld van toepassing als de aanbieder na de oplevering van de installatie ook het beheer en onderhoud een tijd mag doen.    
Om het de aanbieders mogelijk te maken een goede aanbieding te doen is het handig om de eisen zo veel mogelijk te structureren. Daarvoor kan het hierna volgende voorbeeld behulpzaam zijn. In dit voorbeeld betreft het de aanbesteding van een slim camerasysteem  op een rangeerterrein, waarin een waaier aan technische aspecten een rol speelt. Wanneer jouw toepassing technisch minder complex is, zul je wellicht voor een andere indeling kiezen, of zullen niet alle typen eisen terug hoeven komen. Dit voorbeeld bevat overigens geen proceseisen (de aanbieder werd namelijk niet gevraagd om na oplevering ook het beheer en onderhoud een tijd te doen).  

1 Systeemeisen: Deze eisen geven de eigenschappen waarbinnen het Systeem dient te functioneren gedurende de  Gebruiksduur. Deze eisen zeggen wat het systeem moet doen en kunnen. Een voorbeeld: Het systeem dient op de betrokken wegvakken automatisch alle gepasseerde voetgangers en fietsers te detecteren en registreren, en kan daarbij onderscheid maken naar type verkeersdeelnemer en naar passeerrichting. 

2 Object- / Detaileisen: dit zijn eisen die gesteld worden m.b.t. voorgeschreven objecten/details. Doorgaans is dit het grootste hoofdstuk in het eisenpakket. Daarom is er binnen deze categorie ook weer een onderverdeling gemaakt:  

  • Functionele eisen: dit zijn eisen die voor de onderscheiden onderdelen van het systeem aangeven wat deze moeten kunnen, waarbij ook de toegestane foutenmarges in de eisen worden opgenomen. Bijvoorbeeld: het systeem c.q. de toegepaste sensoren mogen maximaal 2% van de bewegingen van voetgangers en fietsers missen. 
  • Fysieke kenmerken: dit zijn eisen die gesteld worden aan de locatie, afmetingen en verschijningsvorm van onderdelen van het systeem. Voorbeeld: Toegepaste sensoren dienen onherkenbaar te zijn voor passerende verkeersdeelnemers en dienen geïntegreerd te worden met bestaande objecten in de openbare ruimte.  
  • Elektrische eisen: dit zijn eisen ten aanzien van het elektrische systeem waarop of waarin onderdelen van het systeem moeten draaien. Voorbeeld: Het systeem dient te draaien op zwakstroom (12-24V) en voorzien te zijn van energie-opslag waarmee het systeem tenminste 24 uur zonder bijladen kan functioneren.  
  • Serviceniveau: dit zijn eisen aan bijvoorbeeld de responstijd van de leverancier om onverwachte storingen te verhelpen.  


3 Aspecteisen:
deze eisen geven per aspect (gebruiksduur, betrouwbaarheid, onderhoudbaarheid en omgevingscondities) aan waar het systeem als geheel aan moet voldoen. Een voorbeeld: Het systeem moet 3650 dagen (10 jaar) ononderbroken functioneren met een maximaal aantal van 10 interrupties elk van ten hoogste 1 dag. 

4 Systeemgebruiksdocumentatie eisen: dit zijn eisen aan de documentatie die de leverancier meelevert bij de installatie van het systeem.  

5 Raakvlakeisen: dit zijn eisen die waarborgen dat het systeem of onderdelen daarvan de werking van andere systemen niet verstoren. Een elektrisch systeem kan bijvoorbeeld een magnetisch veld veroorzaken dat op andere systemen storing geeft. Raakvlakeisen worden onderscheiden in Externe en Interne raakvlakken. Externe raakvlakeisen zijn eisen aan de raakvlakken op de buitengrenzen van het systeem; Interne raakvlakeisen zijn eisen aan de onderlinge raakvlakken binnen de grenzen van het systeem.  

Contract: een aanbestedingsprocedure mondt altijd uit in een contract. 

In zijn meest simpele vorm is dit een opdrachtbrief die verwijst naar de offerte. Maar in veel gevallen zal er een meer uitgebreid contract nodig zijn. Deze contracten bestaan bijvoorbeeld uit het PvE (de uitvraag) met de ontwerptekeningen, het bestek  en de aanbieding. Er ontstaat dan een ‘contractdossier’, waarin ook de wijze van samenwerking en andere afspraken tussen partijen wordt vastgelegd.  

Voorbeelddocumenten: om referentie te hebben naar documenten die al eerder door anderen zijn opgesteld en gepubliceerd op het digitale aanbestedingsplatform van de overheid (tenderned) kun je gebruik maken van de volgende links: 

Gemeente Hilversum: aanbesteding van een Smart City Platform m.b.v. concurrentiegerichte dialoog  

Prorail: marktconsultatie voor een camerasysteem op een rangeerterrein in haven van Rotterdam  

Een belangrijk document dat op Europees niveau het juridische kader geeft voor het opzetten en uitvoeren van aanbestedingen, is de ‘Richtlijn tot het plaatsen van overheidsopdrachten’ van 2014. 

Abonneer
Vermeld bij
guest
0 Opmerkingen
inline feedback
Bekijk alle opmerkingen

Verwante tools

Evalutatie tool

Ik wil aan de hand van tussentijdse evaluaties mijn project en de aanpak evalueren, zodat verbeteringen kunnen worden doorgevoerd

TVB-matrix

Ik wil ter aanvulling op de VEORI-matrix, een overzicht maken van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van mijn eigen team binnen het project

VEORI-matrix

ik wil een overzicht maken van de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen binnen mijn project

0
We horen graag hoe jij over deze tool denkt.x